„Zwei Dinge sind unendlich, das Universum und die …

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Posted by: Andreas Rothmann Comments: 0 5

„Zwei Dinge sind unendlich, das Universum und die…

Erkenntnisse, welche man aus Einzelbelegen gewinnt, aber beim Universum bin ich mir noch nicht ganz sicher. „ 

Zunächst einmal herzlich Willkommen zu meinem ersten Blogbeitrag. Du verlässt hier den seriösen Bereich der Website. Hier schreibe ich meine (teilweise etwas wirren) Gedanken nieder.  

Ach ja, die Aussage ist an die von Albert Einstein „angelehnt“. Was soll sie aber bedeuten?  

Ganz einfach: Einzelbelege (seien es nun beispielsweise Rechnungspositionen oder Einzelbuchungen auf Kostenstellen in der Fertigung) sind essentiell für die Analyse warum etwas gut oder schlecht läuft. 

Ich will dir kurz erläutern wieso dies meiner Meinung nach so ist: 

Man stelle sich folgendes Setting vor. Oscar (Name frei erfunden, angestellt in einem Produktionsunternehmen) steht in einer Präsentation vor einem Beamerbild, dieses zeigt ein Wachstum der Marge um 8% im Vergleich zum letzten Jahr an. Yeah! Die Menge jubelt, ist euphorisch. Mit breiter Brust (begleitet durch „Oscar, Oscar, Oscar“-Rufe) geht Oscar stolz zurück zu seinem Platz. Der Sekt ist ihm sicher. Warum die Marge um 8% höher ist? Sie ist höher, das warum ist egal! 

Wie in Hollywood springen wir ein Jahr in die Zukunft (an dieser Stelle musst du dir einen „12 Monate später“ – Schriftzug wie in einem Film vorstellen). 

Unser Oscar (etwas lichteres Haar, circa 8kg schwerer wegen Zigarettenentwöhnung) steht wieder vor seinem Beamerbild. 

Die Marge hat sich im Gegensatz zum letzten Jahr um… 

*Trommelwirbel* 

*Trommelwirbel* 

*Trommelwirbel* 

2% verringert. 

Die ersten Präsentationsteilnehmer starten schon reflexartig das Applaudieren, wobei sich dann langsam die Erkenntnis einschleicht, dass dies ja nicht so ein gutes Ergebnis ist. 

Nun gibt es zwei mögliche Reaktionen: 

Option 1 auch bekannt als „Das kann nicht sein! Da stimmt was mit den Zahlen nicht!“. Glückselig der, welcher nun das angezeigte Ergebnis mit den Belegen der höchsten Granularitätsebene herleiten kann. Hat man die Einzelbelege nicht im BI-System, wird hier oft auch die Kumulierung des Jahres mit den Einzelwerten der einzelnen Monate begründet, obwohl nicht bekannt ist, aus welchen Belegen sich die Monatswerte zusammensetzen. Macht halt irgendwie nicht so viel Sinn. 

Die grundsätzliche Annahme, dass die ausgegeben Zahlen nicht stimmen kennt der handelsübliche BI-Consultant (wie beispielsweise ich) im Übrigen auch von anderer Stelle. Die Aussage kommt nämlich genau dann, wenn man ein neues Business Intelligence Tool (in meinem Fall Power BI) eingeführt wird und die Ergebnisse dann mit den bereits vorhandenen Exceltapeten (bei welchen man auch nicht weiß wo die Zahlen herkommen) nicht übereinstimmen. Die Möglichkeit hier einen Drillthrough auf die Belege zu machen hilft hier ungemein, um Klarheit zu schaffen und die Zahlen zu validieren. 

Option 2 auch bekannt als „Wäre doch interessant zu wissen, warum das Ergebnis so schlecht ist“. Super Ansatz und viel besser als Option 1. Ohne Einzelbelege wäre hier die Aussage „Wir haben halt die 12 Monate zusammengerechnet und das war halt dann weniger wie letztes Jahr“.  Ist nun nicht so befriedigend, oder? 

Wie würde man hier vorgehen? Vereinfacht gesagt schaut man sich die Komponenten an, aus welcher sich die Marge berechnet. 

Verdächtiger 1 – Das Material: 

Einkäufer Alfred Schettle (gebürtiger Schwabe) prüft die Einkaufsrechnungen und sieht, dass die Einkaufspreise der Materialien nicht gestiegen sind. Daran kann es also nicht liegen. 

Verdächtiger 2 – Der Verkaufspreis: 

Ein Blick auf den Artikelstamm zeigt, dass die Verkaufspreise im vergangenen Jahr nicht verringert wurden. Es muss hier also einen anderen Grund geben 

Verdächtiger 3 – Die Produktion: 

Frau Murks geht ans Eingemachte und schaut die Einzelbuchungen auf Kostenstellenebene und die Bearbeitungszeiten an den einzelnen Maschinen an. Diese vergleicht sie mit den Zeiten ähnlicher Produkte aus dem letzten Jahr. Hier fällt auf, dass sich die Bearbeitungszeit an der Drehmaschine nahezu verdoppelt hat. Eine kurze Rücksprache mit dem zuständigen Produktionsmitarbeiter bringt das Ergebnis, dass die Maschine dazu neigt, komplett auszufallen, wenn diese auf voller Geschwindigkeit benutzt wird. Nach einer Wartung der Maschine wäre diese wieder voll belastbar. 

 

Was lernen wir daraus? 

  1. Nur durch Einzelbelege (in diesem Fall die Bearbeitungszeiten) können Probleme festgestellt und behoben werden.
  2. Mit Einzelbelegen kann man Ausreißer feststellen und direkt mit den Mitarbeitern besprechen. Die eigenen Kollegen wissen meist am besten was das Problem ist und was zu tun ist. Wichtig ist hier eine offene Gesprächskultur und kein Fingerpointing.

Natürlich ist der Blogbeitrag an der ein oder anderen Stelle vereinfacht, aber ich hoffe die Message ist angekommen. 

Analytische Grüße 

Andy 

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